Em um cenário global cada vez mais conectado e competitivo, a logística e a distribuição de mercadorias desempenham um papel crítico no sucesso dos negócios e a capacidade de mover produtos de forma rápida, segura e econômica tornou-se um fator determinante para ganhar e manter a fidelidade do cliente.

No entanto, essa tarefa complexa de gerenciar e otimizar a cadeia de suprimentos, com suas variáveis de transporte, pode ser uma fonte constante de desafios para as empresas. É aqui que entra em cena o Sistema de Gerenciamento de Transporte, mais conhecido como TMS (do inglês, Transportation Management System).

Neste artigo você entenderá o que é um TMS, suas funcionalidades essenciais, quem se beneficia com sua implementação e como essa tecnologia revolucionou o campo da logística e transporte.

O que é TMS?

O TMS é a sigla para Sistema de Gerenciamento de Transporte, uma solução tecnológica projetada para automatizar e otimizar a gestão das operações de transporte de uma empresa.

Um TMS funciona como um maestro, orquestrando todos os elementos do transporte de mercadorias, desde a criação de rotas eficientes até o monitoramento em tempo real e a tomada de decisões estratégicas.

Dentro do TMS, é possível reunir operações que você geralmente realiza em ambientes distintos, ou seja, o software agrupa atividades para que você possa gerenciá-las em um único lugar, atividades como:

• Análise do desempenho financeiro da empresa de transporte;
• Gestão e rastreamento de embarques, coletas e entregas;
• Registro de encargos e valores de serviços;
• Exibição do faturamento e prazo médio de recebimento;
• Emissão de conhecimentos e manifesto de cargas;
• Controle de carga e elaboração de relatórios de entrega;

Automatizações na gestão de transporte propostas por um TMS

A gestão de transporte é uma área que se beneficiou significativamente das automatizações proporcionadas pelos sistemas de Gerenciamento de Transporte (TMS), dentre eles:

Otimização de roteamento e agendamento:

• Planejamento de rotas mais eficientes.
• Consideração de fatores como distância, tempo de trânsito, custos e restrições.
• Redução de custos operacionais e melhoria na pontualidade das entregas.

Integração com sistemas de rastreamento:

• Monitoramento constante da localização e status das remessas.
• Tomada de decisões informadas e resolução proativa de problemas operacionais.

Automatização da documentação:

• Geração automática de documentos de transporte, como faturas e conhecimentos de transporte.
• Economia de tempo e redução de erros humanos na criação de documentos.

Gestão de Pedidos Automatizada:

• Agendamento automático de entregas com base nas preferências dos clientes.
• Melhoria na experiência do cliente e aumento da eficiência operacional.

Automatização do Gerenciamento de Estoque:

• Rastreamento dos níveis de estoque em tempo real.
• Pedidos de reposição automáticos com base em padrões de demanda.
• Evita falta de produtos e excesso de estoque, otimizando custos de armazenamento.

Essas automatizações resultam em economia de tempo, redução de custos operacionais e melhoria na qualidade dos serviços prestados aos clientes.

Como funciona um TMS e suas funcionalidades?

O TMS funciona coletando dados de várias fontes, como pedidos de clientes, informações de inventário e dados de transporte.

Esses dados são processados para criar planos de transporte otimizados e roteiros eficientes. O controle é necessário para que não haja problemas como extravios ou atrasos.

As funcionalidades de um TMS incluem:

Roteirização e planejamento de rotas

O TMS calcula as melhores rotas com base em fatores como distância, tráfego e custos, garantindo entregas mais rápidas e econômicas.

Monitoramento em tempo real

Oferece visibilidade total da operação, permitindo o rastreamento lógico de veículos e cargas.

Suprimentos

O TMS promove o controle de materiais em oficinas próprias, de requisições e de compras.

Gestão de frota

Ajuda na manutenção preventiva, controle de combustível e alocação eficiente de veículos, prolongando a vida útil da frota.

Custos

Fique por dentro dos custos de operação e de manutenção;

Gestão de pedidos e cargas

Um TMS facilita o rastreamento de pedidos, gerenciamento de inventário e alocação de cargas de forma precisa;

Rastreamento

Com um TMS eficiente, é possível usufruir de funcionalidades como a transmissão de dados via wireless, à integração com rastreadores GPS, tecnologias incorporadas nos veículos e leitores de código de barras.

Faturamento do transporte

O TMS simplifica o processo de faturamento ao automatizar o registro de serviços prestados, tarifas aplicadas, e outras informações relevantes. Além disso, ele permite uma visão detalhada e em tempo real das operações, o que facilita a geração de faturas precisas e o acompanhamento de pagamentos, contribuindo assim para uma gestão financeira mais eficaz e transparente.

Análise de rentabilidade

Tenha informações sobre como cada cliente rende para a empresa.

Quais mercados o TMS atende?

O TMS é uma ferramenta versátil que atende a diversos mercados, incluindo logística, varejo, manufatura, distribuição, e-commerce, alimentos e bebidas, farmacêutica, automotiva, saúde, bens de consumo e energia/utilities.

É uma solução versátil usada para otimizar a gestão do transporte e da logística em diferentes setores, melhorando a eficiência, a visibilidade e o controle das operações.

O TMS pode ser personalizado de acordo com a sua finalidade, onde você escolhe os módulos que mais combinam com as suas atividades.

Diferenças entre TMS e WMS

É importante destacar a diferença entre TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) e WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Enquanto o TMS se concentra na gestão das operações de transporte fora do armazém, o WMS lida com a gestão interna de estoque e armazenamento.

Ambos desempenham papéis cruciais na cadeia de suprimentos, mas têm focos distintos.

As principais funcionalidades do sistema WMS são:

• Gestão de estoque – o WMS monitora o estoque em tempo real, permitindo o controle preciso das quantidades de produtos armazenados, suas localizações e movimentações.

• Recebimento de mercadorias – facilita o processo de recebimento de mercadorias, incluindo o agendamento de recebimento, conferência de itens, a identificação de produtos e a atualização imediata do estoque.

• Gestão de ordens de serviço – o sistema permite o gerenciamento eficiente das ordens de serviço, desde o picking/separação de produtos no estoque até a preparação e envio das encomendas.

• Otimização de espaço – ajuda a maximizar a utilização do espaço no armazém, definindo as melhores localizações para os produtos com base na rotatividade e na demanda.

• Rastreamento de produtos – oferece a capacidade de rastrear a movimentação dos produtos em tempo real, garantindo maior visibilidade e segurança nas operações.

• Relatórios e análises – fornece dados e métricas que permitem análises detalhadas sobre o desempenho do armazém, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e no aprimoramento contínuo das operações.

A integração entre um Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS) e um sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) oferece benefícios significativos para uma transportadora, incluindo a otimização de rotas, melhor gestão de estoque, conformidade com regulamentações e análises estratégicas e a redução de erros e custos operacionais.

Em conjunto, esses sistemas melhoram a eficiência, a precisão e fornecem visibilidade de toda a cadeia logística, resultando em operações mais eficazes e competitivas.

Os impactos de não contar com uma ferramenta TMS na gestão de transporte

A ausência de um TMS pode resultar em uma série de desafios e impactos negativos nas operações de transporte. Entre esses impactos estão:

• Falta de eficiência nas rotas;
• Atrasos nas entregas;
• Custos elevados de transporte;
• Problemas de comunicação e insatisfação dos clientes.

Benefícios do TMS

Implementar um TMS traz uma série de benefícios significativos para as operações de transporte, incluindo:

Redução de custos – o TMS ajuda a minimizar custos de transporte, economizando recursos valiosos.

Eficiência aprimorada – rotas otimizadas e automação de processos tornam as operações mais eficientes.

Melhor serviço ao cliente – entregas pontuais e comunicação transparente melhoram a satisfação do cliente.

Tomada de decisão informada – a análise de dados fornece insights valiosos para decisões estratégicas.

Maior visibilidade – o monitoramento em tempo real proporciona visibilidade total da operação.

Modelos de sistema TMS

Existem diferentes modelos de TMS, desde soluções de software autônomas até sistemas integrados em sistemas de gestão empresarial (ERP) mais amplos. A escolha depende das necessidades e escala da empresa, bem como da integração com sistemas existentes.

On-Premises – refere-se a software ou sistemas que são instalados e operados nas instalações físicas da organização, exigindo manutenção, atualizações e infraestrutura própria.

SaaS (Software as a Service) – é um modelo de entrega de software baseado em nuvem, onde o software é hospedado e mantido por um provedor externo, acessado pela internet e pago por assinatura.

Vale lembrar que nem todo TMS contará com todas as funcionalidades citadas neste artigo, por isso, é importante se certificar de que você terá os módulos de gestão que precisa.

Existe no mercado algum sistema TMS grátis?

Embora existam alguns sistemas TMS de código aberto, é importante notar que soluções gratuitas muitas vezes não oferecem o mesmo nível de funcionalidades, suporte e segurança que as opções pagas.

A decisão de escolher um sistema TMS gratuito deve ser avaliada com cuidado, levando em consideração as necessidades específicas da empresa.

Mas como funciona um TMS?

Para que você compreenda um pouco melhor como funciona um TMS, vamos usar o sistema TMS Rodoviário da ESL Sistemas. Sua tecnologia é SaaS, portanto, funciona online e você pode acessar de qualquer dispositivo (desktop, smartphone, tablet) e navegadores web.

Com um TMS adequado, o acompanhamento das operações de transporte se tornam mais eficientes, resultando na redução de erros e no aumento do controle sobre os processos. Isso, por sua vez, impulsiona a agilidade nas negociações.