Imagine a seguinte cena: você visita uma loja procurando por um produto específico e, após uma breve busca, o vendedor informa que possui o produto em estoque.

Naturalmente, você está contente com a notícia, mas ao retornar do estoque, ele informa que o item não está disponível, apesar do sistema mostrar o contrário. Essa desconexão entre as informações no sistema e a disponibilidade real do produto pode resultar em frustração e até mesmo na perda de vendas.

Para garantir que os produtos estejam disponíveis e que os recursos não sejam desperdiçados com excesso de estoque, é crucial ter uma compreensão sólida de uma precisão que se traduz na métrica: acuracidade de estoque.

Neste artigo, iremos explorar a importância dessa métrica, seus impactos nas operações, como ela é calculada, medidas para melhorá-la e sistemas recomendados para uma gestão de estoque eficaz.

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Índice:

1. O que é acuracidade de estoque?
2. A importância da acuracidade de estoque
3. Impactos da acuracidade de estoque
4. Como calcular a acuracidade de estoque
5. Sistemas indicados para garantir uma boa acuracidade de estoque

O que é acuracidade de estoque?

Acuracidade de estoque nada mais é do que a precisão das informações registradas sobre a quantidade x disponibilidade de produtos em estoque. Em termos simples, ela mede o quão bem as informações do sistema estão envolvidas ao que realmente está fisicamente presente no depósito ou armazém. Essa métrica é expressa em forma de porcentagem e reflete a confiabilidade das informações de estoque.

A importância da acuracidade de estoque

A precisão do estoque exerce um papel crítico nas operações corporativas por diversas razões:

Atendimento ao cliente

A falta de acuracidade de estoque pode levar a pedidos não atendidos devido à ausência de produtos ou atrasos na entrega, afetando diretamente a satisfação do cliente e o recebimento da empresa.

Custos operacionais

Tanto o excesso de estoque quanto a falta de estoque podem resultar em custos adicionais. O excesso de estoque implicam em custos de armazenamento e obsolescência, enquanto a falta de estoque resulta em custos de envio expresso e perda de vendas.

Balanço financeiro

A precisão é essencial para calcular o valor do estoque em balanços financeiros, e erros nesse cálculo podem levar a problemas fiscais e financeiros graves.

Tomada de decisão

Gestores dependem de informações para tomar decisões estratégicas, como quando fazer pedidos, expandir ou reduzir linhas de estoque e definir preços.

Impactos da acuracidade de estoque

A ausência de precisão pode ter impactos significativos no desempenho geral da organização.

Como causa e efeito temos:

• Falta de produtos em estoque podem resultar na perda de vendas para a concorrência;
• Excesso de estoque leva a custos adicionais de armazenamento, logo pode resultar em descontos para eliminar produtos obsoletos;
• A acuracidade imprecisa do estoque pode resultar em relatórios financeiros imprecisos e problemas com as autoridades fiscais;
• Entregas atrasadas ou incorretas podem fazer com que a empresa perca a confiança dos clientes.

Como calcular a acuracidade de estoque

A fórmula para calcular o índice de precisão do seu estoque é a seguinte:

Por exemplo, se o sistema registrar 1.000 unidades de um produto, mas a contagem física revelar que existem apenas 950 unidades, a acuracidade é de 95%.

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Medidas para aumentar a acuracidade de estoque

Melhorar este índice é um processo contínuo que requer esforços em diversas frentes e, dentre as ações que podem ser tomadas, destacamos seis:

1. Organize uma rotina de inventário de estoque regular para identificar discrepâncias entre o sistema e a realidade;
2. Realize auditorias desenvolvidas para identificar as causas das discrepâncias e corrigi-las;
3. Treine os funcionários responsáveis pelo estoque para garantir que eles saibam como registrar as movimentações com precisão;
4. Implemente sistemas de gerenciamento de estoque (WMS) automatizados para reduzir erros humanos;
5. Estabeleça políticas claras para devolução de produtos e descarte daqueles que já se tornaram obsoletos;
6. Padronize os processos de entrada e saída de produtos para minimizar erros.

Como calcular a acuracidade de estoque no Excel

O cálculo é relativamente simples. Siga estas etapas:

1. Abra o Excel e crie duas colunas: “Quantidade registrada” e “Quantidade fisicamente contada”.

2. Insira os valores correspondentes para cada produto em estoque nas duas colunas.

3. Crie uma terceira coluna chamada “acuracidade de estoque”.

4. Na primeira célula da coluna “acuracidade de estoque”, insira a fórmula:

= (B2 / A2) * 100

Esta fórmula divide a “Quantidade fisicamente contada” pela “Quantidade registrada” e multiplica por 100 para obter a porcentagem de acuracidade de estoque.

5. Arraste a alça de preenchimento para baixo para aplicar a fórmula em todas as linhas.

6. Agora, a coluna “acuracidade de estoque” mostrará a acuracidade de cada produto.

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Sistemas indicados para garantir uma boa acuracidade de estoque

Para garantir uma boa acuracidade de estoque, é recomendável o uso de sistemas de gerenciamento de estoque, como o WMS Log Smart que, com recursos avançados, como rastreamento em tempo real, atribuição de locais de armazenamento, e controle de inventário automatizado, ajuda a minimizar erros humanos e discrepâncias entre o físico e o contábil.

Além disso, o uso de tecnologias integradas a solução como código de barras e RFID melhora a precisão na entrega e identificação de produtos, garantindo que o que está registrado corresponda ao que está fisicamente presente no armazém. O resultado é uma gestão de estoque mais confiável, redução de custos operacionais e uma experiência aprimorada para clientes.

Alguns dos principais recursos da plataforma e que desempenham um papel crucial neste processo, influenciando positivamente o índice de acuracidade de estoque, são:

Rastreamento em tempo real

O WMS Log Smart permite o rastreamento em tempo real de todas as movimentações de estoque, desde a entrada até a saída, mantendo os registros atualizados e precisos.

Alocação inteligente

A plataforma atribui automaticamente locais específicos para cada tipo de produto com base em critérios predefinidos, como Curva ABC, evitando a desorganização no estoque e facilitando a localização dos itens, reduzindo erros de localização.

Controle de inventário automatizado

O WMS Log Smart automatiza o controle de inventário, registrando automaticamente as entradas e saídas de produtos. Isso minimiza erros humanos e garante que os registros estejam sempre atualizados.

Count Back

Após separar os itens para atender a pedidos, os operadores realizam uma contagem imediata dos produtos restantes no endereço e inserem no sistema, atualizando o status do inventário daqueles itens. O recurso é mais indicado para operações com menor volume de entrada e saída.

Gestão de lotes e validade

Para produtos com prazos de validade, o WMS Log Smart monitora os lotes e shelf-life, garantindo que os produtos mais antigos saiam antes.

Conclusão

A acuracidade de estoque desempenha um papel crítico nas operações de uma empresa. A falta de acuracidade pode levar a perdas financeiras, insatisfação do cliente e ineficiência operacional. Para melhorar a acuracidade de estoque, é importante implementar medidas de controle adequadas, treinar a equipe e considerar a adoção de sistemas de gerenciamento de estoque avançados. O Excel pode ser uma ferramenta útil para calcular a acuracidade de estoque, mas sistemas dedicados oferecem um controle mais abrangente e seguro. Com a acuracidade de estoque adequada, as empresas podem tomar decisões mais informadas e atender melhor às necessidades de seus clientes.