Quantas vezes na sua empresa um produto foi vendido, mas não estava disponível em estoque? Ou durante uma promoção, quantas vezes você teve que recusar clientes devido à falta de mercadorias? Já passou por isso? Esses cenários são desafiadores quando a gestão de estoque é deficiente.

É importante compreender que não dar a devida atenção ao controle de estoque é um erro grave que pode minar a base do seu negócio. Afinal, a gestão de estoque é um dos alicerces que sustentam resultados positivos, asseguram a eficiência empresarial e reduzem custos e perdas.

Neste artigo, vamos explorar os desafios enfrentados nas operações logísticas, os métodos de controle de estoque disponíveis, como funciona um sistema de controle de estoque, quando é a hora certa para sistematizar ou migrar para um software mais robusto,, como implementá-lo e quais são suas vantagens competitivas.

Desafios do controle de estoque

Antes de discutirmos sobre o sistema de controle de estoque, é importante entender os desafios enfrentados por essas operações.

A gestão de estoque está repleta de desafios que podem impactar diretamente a eficiência e rentabilidade de um negócio. Esses desafios incluem a necessidade de gerenciar grandes volumes de produtos, lidar com sazonalidades de demanda, evitar perdas por obsolescência ou vencimento, garantir a precisão dos registros e minimizar roubos e furtos.

Vamos explorar alguns destes principais desafios citados::

Precisão dos registros

Erros na entrada de dados, perdas ou furtos não registrados e até mesmo falhas humanas podem levar a registros imprecisos, resultando em falta de produtos quando os clientes precisam ou na compra excessiva de itens já em estoque.

Sazonalidade e flutuações de demanda

Muitas empresas enfrentam sazonalidade em suas vendas, o que torna o controle de estoque mais desafiador. Gerenciar estoque durante picos de demanda e períodos de baixa demanda requer previsão precisa e estratégias de gestão flexíveis.

Obsolescência e vencimento

Produtos obsoletos ou vencidos podem rapidamente tornar-se um peso financeiro para uma organização.

Falta de visibilidade

Em empresas com múltiplos pontos de venda, armazéns ou locais de armazenamento, a falta de visibilidade do estoque em tempo real pode ser um problema que pode levar a alocação incorreta de recursos e atraso nas entregas.

Roubos e furtos

A segurança do estoque é uma preocupação constante. Roubos e furtos podem ocorrer tanto internamente, envolvendo funcionários, quanto externamente. Estabelecer procedimentos de segurança e monitoramento adequados é primordial para manter a confiabilidade do negócio.

Custo de armazenagem

Encontrar o equilíbrio entre manter um estoque adequado e reduzir custos é um desafio constante, já que a manutenção de produtos em estoque possui custos associados, incluindo aluguel de espaço, segurança e custos operacionais.

Quais são os métodos de controle de estoque?

Existem vários métodos de controle de estoque, cada um com suas vantagens e conveniências, mas essa escolha depende do tipo de negócio, do volume de estoque e das necessidades específicas da empresa.

Aqui estão alguns dos métodos mais comuns:

FIFO/PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)

Os produtos mais antigos são os primeiros a serem vendidos, evitando a obsolescência.

LIFO/UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Os produtos mais recentes são os primeiros a serem vendidos, adequados para produtos perecíveis.

Média Ponderado

O custo médio ponderado dos produtos em estoque é calculado e usado como base para o custo dos produtos vendidos.

Just in Time

Mantém estoques mínimos, entregas de encomendas conforme a demanda.

Curva ABC

A análise da curva ABC classifica os produtos em categorias com base em sua importância relativa. Acesse o conteúdo que publicamos sobre este tema importante na gestão de estoques!

Controle Periódico

Nesse método, o estoque é selecionado em intervalos regulares, como semanalmente ou mensalmente. É mais adequado para empresas com um volume menor de produtos e menos variações.

Estes métodos, para total fluidez dos processos, são geralmente administrados por sistemas de gestão e aplicados de forma sistemática. Abaixo compreenderemos, neste contexto, como o sistema de controle de estoque funciona e como ele pode ser o propulsor para a conquista da tão desejada eficiência operacional.

Como funciona o sistema de controle de estoque?

Um sistema de controle de estoque ou um WMS (Warehouse Management System), é uma plataforma de software projetada especificamente para gerenciamento e organização de operações de um armazém ou centro de distribuição.

O WMS é uma ferramenta poderosa que oferece uma visão detalhada e em tempo real do estoque, permitindo maior eficiência, precisão e controle nas operações de armazenamento, tudo o que, como já vimos até aqui, é de extrema importância.

Vamos explorar como funciona um sistema de controle de estoque:

Cadastro de produtos

O primeiro passo é garantir o registro de todos os produtos que serão armazenados no sistema WMS, incluindo informações como descrição, código de barras, dimensões, peso e unidades de medida.

Recebimento de mercadorias

Quando os produtos chegam ao armazém, eles são registrados no sistema e esse processo envolve a leitura de códigos de barras ou RFID de produtos para identificação rápida e precisa.

Localização e armazenagem

O sistema WMS atribui automaticamente locais de armazenamento para os produtos com base em algoritmos de otimização para ocupação adequada de endereços e fácil localização dos itens.

Rastreamento em tempo real

Na medida em que os produtos são movimentados dentro do armazém, o sistema registra essas movimentações em tempo real, como informações sobre quem realizou a transferência, quando e para onde o produto foi transferido.

Separação de pedidos

Quando um pedido é recebido, o WMS ajuda a determinar a rota mais eficiente para a coleta desses produtos e este processo pode envolver estratégias como o agrupamento de pedidos por onda ou a escolha de produtos que estão mais próximos.

Empacotamento e expedição

O sistema auxilia também na preparação dos produtos para o envio, calculando os tamanhos ideais das embalagens e gerando etiquetas de remessa. Isso garante que os produtos certos sejam enviados aos clientes corretos.

Inventário e reabastecimento automático

Quando os níveis de estoque atingem um ponto de reposição predefinido, o sistema pode gerar automaticamente pedidos de reabastecimento de produtos.

Geração de relatórios e análises

O WMS fornece uma variedade de relatórios e análises que ajudam a gestão a tomar decisões informadas, incluindo informações sobre o desempenho do armazém, produtividade da equipe e previsão de demanda.

Controle de qualidade

O sistema WMS pode ser usado para registrar inspeções de qualidade e garantir que apenas produtos em perfeitas condições sejam expedidos.

Integração com outros sistemas

A plataforma escolhida deve ser capaz de se integrar a outros sistemas da empresa, como sistemas de gestão de vendas, compras e contabilidade, para garantir uma operação coesa e eficiente.

Quando é hora de deixar a planilha de controle de estoque excel de lado?

Embora o Excel seja uma ferramenta versátil, ele tem suas limitações quando se trata de gerenciamento de estoque em empresas de médio porte. Quando a complexidade e o volume de estoque aumentam, as planilhas tornam-se propícias a erros, tornando-se ineficazes.

Essa necessidade de troca também acontece quando a empresa possui um sistema simples e sem muitos recursos. Essa transição para um sistema de controle de estoque mais robusto é uma etapa crucial para operações que buscam crescimento e escalabilidade.

Existem vários indicadores e situações que podem sinalizar a necessidade dessa transição:

• • Se seu estoque está se tornando mais complexo, com um grande número de produtos, variações, ou múltiplos locais de armazenamento.

• • Se o volume de entradas e saídas de estoque estiver aumentando de forma exponencial.

• • Se você precisa de informações em tempo real sobre o status do seu estoque, como níveis de estoque, vendas e recebimentos,.

• • Se sua empresa deseja implementar soluções de demanda mais avançadas para otimizar o estoque e evitar excesso ou falta de produtos.

• • Se você precisa integrar seu controle de estoque com outros sistemas, como vendas, compras e contabilidade..

• • Se você deseja automatizar processos, como recebimento de notas e cadastro de produtos, reordenar produtos automaticamente quando os níveis de estoque atingem um ponto de pedido, dentre outros.

• • Se você precisa de relatórios detalhados e personalizados para análise estratégica.

• • Se você deseja analisar e otimizar custos relacionados ao estoque e margens de lucro.

• • Se a falta de produtos em estoque estiver afetando a qualidade da experiência do cliente.

• • Se a segurança e a conformidade com as regulamentações específicas são críticas para o seu negócio.

Como implementar um sistema de controle de estoque adequado?

Para implementar um sistema de controle de estoque eficaz, é necessário seguir alguns passos.

1. Antes de iniciar, avalie as necessidades específicas do seu negócio, tamanho do estoque, tipos de produtos, complexidade, desafios existentes e os objetivos que você deseja alcançar com um sistema de controle de estoque.
2. Registre todos os produtos que você mantém em estoque. Cada item deve ter uma identificação única, como um código de barras ou número de SKU, que inclui informações fornecidas, como descrição, unidades de medida, peso e custo unitário.
3. Organize fisicamente o estoque de acordo com as categorias de produtos, Cuva ABC e demais critérios, de forma que os itens sejam facilmente localizados.
4. Desenvolva políticas de reabastecimento para determinar quando e quanto reabastecer cada linha de produto, envolvendo o estabelecimento de pontos de reposição com base na demanda e no tempo de ressuprimento dos fornecedores.
5. Treine sua equipe no uso do sistema de controle de estoque e nas práticas recomendadas de gestão. Eles devem entender como registrar entradas e saídas, como localizar produtos e como seguir as políticas de reabastecimento.
6. Implemente processos eficazes para registrar todas as entradas e saídas de produtos de forma precisa.
7. Estabeleça um sistema de monitoramento contínuo para acompanhar o desempenho do estoque e isso envolve a realização de inventários periódicos para e ajustes nas políticas de reabastecimento conforme necessário.
8. Integre o sistema de controle de estoque com outros sistemas da empresa para manter a consistência dos dados.
9. Utilize as informações coletadas pelo sistema de controle de estoque para análise de dados e identificação de áreas de melhoria.
10. Aperfeiçoe continuamente o sistema de controle de estoque com base nas lições aprendidas e no feedback da equipe. Esteja aberto a ajustes e atualizações à medida que o negócio evolui.

Quais as vantagens competitivas da adoção da solução WMS?

Os sistemas de gerenciamento de estoque (WMS) são uma categoria especializada em sistema de controle de estoque que se concentra em operações de armazenamento. A adoção de uma solução WMS pode proporcionar vantagens competitivas significativas, tais como:

• • Melhor utilização do espaço e otimização do layout do armazém;

• • Redução de custos de armazenagem;

• • Aumento da produtividade com convocação ativa dos operadores;

• • Rastreamento preciso e em tempo real de produtos;

• • Redução de erros de separação/picking, dentre outros.

Quer saber mais? Agende uma demonstração gratuita da plataforma WMS Log Smart.

Conclusão

Em resumo, um sistema de controle de estoque bem estruturado e alinhado as necessidades do negócio desempenha um papel crucial nas operações de qualquer empresa que trabalha com mercadorias.

A transição de planilhas de Excel para sistemas especializados pode ser um passo fundamental para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e atender às demandas dos clientes de forma mais precisa. Além disso, a adoção de soluções avançadas, como sistemas WMS, pode fornecer vantagens competitivas bastante significativas.