No mundo dinâmico e acelerado de hoje, onde a inovação é a chave para o sucesso empresarial, a gestão de estoques eficiente se tornou um componente vital para as operações de qualquer organização. 

Neste artigo você encontrará as estratégias e práticas que sustentam a criação e manutenção de um sistema de inventário eficaz. 

Ao desvendar os elementos fundamentais que compõem esse processo complexo, buscamos fornecer insights valiosos para gestores, coordenadores e gerentes de logística, que buscam otimizar suas operações, minimizar custos e maximizar a eficiência.

Inciemos com uma analogia. Imagine que ao acessar o aplicativo do seu banco, você perceba um valor inferior ao que realmente tinha em sua conta? 

Certamente ficaria irritado e poderia até processar a instituição, pois o dinheiro é seu, certo? Sua exigência seria para que o banco o reembolsasse e, muito provavelmente, não mais confiaria suas economias a eles.

Agora, trazendo para o nosso contexto logístico, se uma empresa confiou os itens dela ao seu estoque e, por uma desventura, parte destes itens foram extraviados, o seu cliente certamente se sentiria prejudicado e a sua credibilidade e reputação como prestador de serviços certamente em risco.

Como você garante ao seu cliente a segurança de que algo do tipo não vai acontecer?

Simples. Garantindo que conferiu e registrou tudo que ele te confiou, bem como todas as movimentações que se fizerem necessárias durante a estadia do item em seu estoque e, obviamente, com uma rotina de inventário de estoque bem estruturada, lançando todas essas informações em um sistema ou algum outro tipo de controle.

No final das contagens, caso tenha 100% dos itens físicos em harmonia com a quantidade de itens presentes em seu sistema de controle de estoque significa que alcançou 100% de acuracidade, um dos indices mais importantes da gestão de logistica.

Para atingir esse objetivo, existem alguns tipos de do inventário de estoque que podem ser aplicados, como o inventário rotativo, cíclico, anual, parcial etc. O segredo não está somente na execução dele, mas sim em seu planejamento!

E como eu me planejo para realizar um inventário de estoque?

1º Faça um planejamento de inventário de estoque

(para todos os tipos, principalmente para o inventário anual)

É como se você fosse planejar uma viagem para a praia. É preciso garantir que as passagens ou o carro estejam em boas condições, organizar o que vai levar na mala e se possui tudo o que precisa, como protetor solar, roupas de banho etc.

Para a aplicação do projeto de inventário é a mesma coisa. Estipule uma data para a contagem, liste tudo o que deve ser feito antes da data, como as etapas e os prazos para que o inventário seja concluído com sucesso.

2º Organize os itens

Imagine que a sua operação esteja concentrada no proceso de contagem de estoque e, vez ou outra, se deparam com itens avariados. Não seria mais interessante remover esses itens antes de iniciar o processo e encaminhá-los para a área de quarentena? Ou até mesmo levantar quais itens estão soltos em seus respectivos endereços de estoque para agrupá-los e dessa forma otimizar a velocidade das contagens sem interrupções desnecessárias?

3º Divida o espaço em áreas e grupos

Alguns sistemas, como o WMS Log Smart, permite que você divida o espaço e determine um operador para realizar a primeira contagem dos itens e, caso as informações não batam com o saldo na plataforma, um segundo profissional para realização da segunda contagem, garantindo maior segurança no processo.

Ou então, você pode dividir os grupos para diferentes níveis ou “andares” e, dessa forma, ter uma operação de contagem de estoque mais dinâmica..

4º Tenha uma tabela de elementos necessários para o inventário

Nesta tabela, separado por colunas, insira os seguintes campos de preenchimento: quantidade de SKUs, quantidade de pessoas que farão a contagem, equipamentos necessários e a quantidade de locais a serem contados. Dessa forma, você terá uma relação exata do que vai precisar no dia.

5º Treine os colaboradores que conhecem os itens

A divisão dos times, com pessoas que conhecem os produtos e suas características, auxilia muito no processo de contagem e evita um erro comum. Não faz sentido, muitas vezes, atribuir a atividade de inventário para pessoas de outras áreas da empresa, pois, além do fato de não conhecerem os itens a serem contados, poderão atrapalhar ainda mais o projeto ao, obviamente, acionar o líder para esclarecimento de dúvidas.

6º Tenha uma torre de controle

Quando o avião vai decolar, há uma torre de controle que se dedica a monitorar todas as movimentações no perímetro aéreo, a fim de evitar qualquer acidente. A sua logística deve seguir o mesmo conceito, com um time dedicado no monitoramento da operação, auxiliando os líderes e registrando todos os acontecimentos do inventário. Dessa forma, você consegue promover melhorias ao longo do tempo em todo o processo.

Mãos a obra!

Conclusão

À medida que exploramos as dicas para otimizar a gestão de inventário, torna-se evidente que a busca por um inventário espetacular é muito mais do que apenas manter prateleiras abastecidas. É um processo estratégico que envolve equilíbrio cuidadoso entre oferta e demanda, previsão precisa, adoção de tecnologias avançadas e uma mentalidade orientada para a eficiência.

No entanto, algumas lições fundamentais emergiram das análises apresentadas ao longo deste artigo. A importância de uma comunicação eficaz dentro da cadeia de suprimentos, a adoção de práticas ágeis e flexíveis para se adaptar às mudanças do mercado e o uso estratégico da tecnologia para aprimorar a visibilidade e o controle do inventário são aspectos que se destacaram como elementos-chave para o sucesso.