Você que realiza um recebimento, saiba que está realizando uma das etapas mais importantes de uma operação logística. Se você recebe errado, é possível que isso impacte no seu tempo de expediçãoe na sua produtividade, portanto, é uma etapa crucial da operação e que merece devida atenção.

O recebimento é a etapa que junta todas as atividades que são necessárias para receber uma mercadoria com qualidade e eficiência.

De nada adianta ter uma operação rápida se ela deixa pontas soltas e gera retrabalhos diversas vezes. Cada erro cometido em uma operação acaba se acumulando até gerar um efeito “bola de neve” em que múltiplas falhas se torna um problema difícil de ser consertado e que poderia ser simplesmente corrigido com uma gestão mais detalhista dos processos.

Lembre-se: a confiança é difícil de ser construída, mas muito rápida para ser destruída. A reputação da sua empresa depende diretamente da qualidade do seu atendimento e, consequentemente, da forma como você recebe uma mercadoria.

Quer entender quais são os pontos cruciais para você ter um recebimento eficiente e com qualidade? Continue lendo esse artigo para entender como pode trazer esses insights para o dia a dia da sua operação.

1) Desenhe um POP do processo

Para que você, gestor, não se frustre por ter pessoas que não executam o processo da maneira correta: desenhe ele, faça um fluxograma e apresente para os conferentes e operadores.

Esse desenho vai ser como uma regra ou lei pré-definida. A regra é clara e deve ser seguida. Não há como argumentar que não sabe como deveria ser feito se isto está bem definido, explicado e reforçado diariamente pelos gestores.

Você é responsável pela sua regra de negócio, portanto, construa ela conforme o que você acredita funcionar com base em sua experiência.

Existem várias plataformas, mas a BPMN, para mapeamento de processos, é a minha preferida.

2) Controle não só a quantidade, mas também a qualidade

Quando for receber, garanta que você tenha um padrão de como aquele produto deve estar para recebê-lo no seu estoque. Muitas empresas utilizam checklists de recebimento, que nada mais é que uma lista com algumas perguntas, como por exemplo:

• Os itens estão sem umidade ou respingos de água?
• Os itens estão em boa conservação?
• Os paletes estão com uma estrutura em bom estado?
• Os produtos contêm caixas abertas ou com fita solta?
• Os produtos apresentam caixas amassadas ou rasgadas?
• Os itens apresentam alguma mudança de cor, odor ou textura
• Os produtos apresentam vazamento de líquidos?
• Os produtos possuem indícios de pragas e insetos?

Dessa forma, os conferentes vão checando os pontos e garantindo que estão de acordo com o padrão de qualidade.

3) Faça uma conferência cega no recebimento

Se o conferente tiver uma informação da quantidade que está recebendo, essa informação vai induzi-lo ao erro. O processo de conferir sem saber a quantidade que está recebendo é um dos Poka-Yokes mais bem aproveitados em operações logísticas.

A inspeção quantitativa é mais bem aproveitada utilizando métodos que diminuem a chance de erros.

4) Confira, dentre outras coisas, as seguintes informações do produto:

• Embalagem
• EAN
• Item recebido
• Lote
• Data de fabricação
• Data de validade
• Número do pedido
• Nota de Recebimento

Caso sua operação trabalhe com produtos que necessitem de controles de data de validade por exemplo, saiba que o momento do recebimento e o inventário são dois processos que garantem que você não irá perder itens por eles passarem da data de validade.

Não canso de conhecer operações carentes desse controle e que perdem um dinheiro significativo por não terem essa informação todo dia na tela do seu celular ou do seu computador, avisando os itens que irão vencer.

5) Faça auditorias periódicas

Você, como gestor, não precisa verificar todos os processos de recebimento. Faça que nem em uma indústria que pega somente uma amostra de produtos para saber se o lote inteiro está em bom estado. Verifique um percentual dos seus recebimentos (ex: 10%) para checar como está sendo realizado esse processo.

O técnico de futebol trabalha olhando para o time jogando e dando direcionamentos e não dentro do vestiário, lembre-se disso.

6) Gestão de avarias

Faça um direcionamento dos itens que não estão em bom estado ou em não conformidade para um espaço especifico na sua operação, como a área de quarentena,. No momento que os itens forem para essa área, eles ficam bloqueados de movimentação e somente o gestor poderá administrá-los.

O controle de avarias garante uma comunicação clara com seu cliente ou fornecedor para que ele mantenha sua gestão de qualidade bem feita e para que esses erros não sobrem para você pagar.

7) Identificação dos itens para a alocação

Os itens devem ser identificados com as informações que ajudarão a sua equipe a trabalhar melhor. Existem muitas etiquetas que não trazem as informações que a sua operação precisa, como por exemplo o lote e data de validade e esse detalhe pequeno pode atrapalhar sua equipe a gerir o estoque com maior precisão.

Existem coletores hoje que otimizam muito a parte de recebimento e conferência e permitem a impressão instantânea da etiqueta a ser colada na identificação.

8) Gestão de carga e descarga

Por último, saiba que o seu recebimento é afetado diretamente pela descarga dos produtos recebidos. É importante que você tenha o controle desta etapa anterior ao recebimento para que não gere um efeito dominó, ou seja, a descarga impacta o recebimento, que impactará a separação/expedição.

A parte de agendamentos para descarga é muito importante para o recebimento ser bem feito. Inclusive, hoje existem softwares para a gestão de agendamentos e controle de pátio, como o YMS da Yardex, que tira todas as filas de caminhões da frente da sua portaria e garante a produtividade e a redução de custos nessa etapa.

Conclusão

Por último, lembre-se que a operação logística só é eficiente quando as pessoas são bem treinadas, por isso, estruture os pontos que você acredita fazer sentido controlar na sua operação e invista tempo para treinar e passar todo conhecimento para a sua equipe.

Tenho certeza que esse direcionamento vai permitir a você ter vários processos rodando concomitantemente com qualidade e permitir que invista tempo para que você pense como pode melhorar e otimizar os seus processos.